På det ljusa och moderna kontoret hos ingenjörsfirman står dagens första möte på agendan. Projektledaren Lisa Andersson, med flera års erfarenhet inom projektledning, förbereder sig för att gå igenom ett nytt projekt tillsammans med sina kollegor. Med en kaffekopp i handen loggar hon in i företagets affärssystem, Pyramid Business Studio, som blivit en viktig del av hennes arbetsdag.

Morgonrutiner och projektöversikt

Klockan är 08:15, och Lisa startar som vanligt sin dag med att gå igenom projektcentralen i Pyramid. Här samlas all information om de projekt hon leder – från offertstadiet till slutleverans. Genom några klick ser hon vilka projekt som har uppdaterats sedan gårdagen, om några tidrapporter har godkänts, och om några kritiska deadlines närmar sig. Hon anpassar översikten efter sina behov och filtrerar fram projekt som har högst prioritet den här veckan.

"Det bästa med att använda Pyramid är att jag har all information samlad på ett och samma ställe," säger Lisa. "Jag slipper leta i olika system, och jag kan alltid se aktuell status för varje projekt jag ansvarar för."

På sin skärm ser Lisa en översikt över de projekt som för närvarande är i planeringsfasen. Ett stort uppdrag från en byggkund behöver uppdateras med tidrapportering och fakturering. Hon gör en snabb notering om att ta upp detta med sin kollega Johan, som är ansvarig för tidrapporteringen på detta projekt.

Koll på detaljerna – tidrapportering och attestering

Klockan har slagit 09:00 och Lisa sätter sig i ett videomöte med Johan och Maria, som arbetar på distans. Johan har precis slutfört en viktig fältstudie på en byggplats, och nu måste tiden som han och hans team har lagt ner rapporteras. Maria, som är ekonomiansvarig, går igenom detaljerna.

"Vi använder Pyramid för att rapportera vår tid," säger Johan. "Allt vi gör – oavsett om det är på kontoret eller ute på fältet – rapporteras in direkt via appen på våra smartphones. Det är enkelt att hålla koll på exakt hur mycket tid vi lägger på varje projekt, vilket också ger oss bättre underlag för fakturering."

Lisa visar hur hon direkt kan gå in i tidrapporteringsmodulen och kontrollera att all inrapporterad tid stämmer. Med Pyramid kan hon smidigt attestera rapporterna utan att behöva vänta på att kollegorna ska mejla in uppdateringar eller skicka Excel-ark.

"Möjligheten att attestera tidrapporter och fakturor direkt i systemet är ovärderlig," förklarar Lisa. "Det ger oss full kontroll över projektekonomin, och vi kan undvika kostsamma misstag. Jag kan se exakt vad som har rapporterats in, och när jag har godkänt det kan faktureringen gå i väg."

Eftermiddag – dokumenthantering och projektmöte

Klockan 13:00 är det dags för ett större projektmöte. Ett nytt anbudsprojekt för ett renoveringsarbete i Stockholm ska diskuteras, och Lisa behöver ha alla dokument samlade inför presentationen. Tidigare brukade hon ha papper, PDF och mejl utspridda på flera olika platser, men nu ligger allt organiserat i Pyramid.

"Alla projektdokument – från ritningar och avtal till mejlkorrespondens – finns i Pyramid," berättar Lisa medan hon klickar sig igenom de senaste dokumenten kopplade till projektet. "Det är enkelt att ladda upp allt, och jag vet att alla i teamet kan komma åt samma filer utan problem. Vi behöver inte längre jaga runt efter viktiga dokument eller riskera att någon version försvinner."

Under mötet presenterar Lisa de senaste projektritningarna och går igenom kundens specifika önskemål, som dokumenterats i Pyramid. Hennes kollega Erik, ansvarig för resursplanering, bokar in resurser direkt via systemets resursbokningsfunktion. Med hjälp av Pyramid kan hela projektteamet få en tydlig överblick över vad som ska göras och när, samtidigt som de ser till att rätt personal och utrustning finns tillgängliga.

Slut på dagen – uppföljning och fakturering

När arbetsdagen närmar sig sitt slut, återvänder Lisa till sitt skrivbord för att följa upp det senaste projektet som precis slutförts. Tack vare Pyramid kan hon enkelt gå igenom projektuppföljningen och se hur många timmar som använts, vilket material som köpts in och om alla fakturor har skickats till kunden.

"Pyramid hjälper mig att få en helhetsbild av projektet från början till slut. När ett projekt avslutas kan jag följa upp all data, från kostnader till resurser, och få en tydlig bild av vad som gått bra och vad vi kan förbättra nästa gång," förklarar Lisa.

Nu återstår bara att skicka i väg den sista fakturan för veckan. Genom ett par knapptryckningar genereras fakturor automatiskt utifrån den tid och de resurser som rapporterats in i systemet. Lisa bekräftar och skickar iväg fakturorna elektroniskt till kunderna via Pyramid.

Slutsats – Pyramid Business Studio i praktiken

Innan Lisa stänger ner datorn för dagen reflekterar hon över hur mycket enklare hennes arbete blivit sedan företaget implementerade Pyramid Business Studio.

"Det har verkligen förändrat hur vi jobbar," säger hon. "Vi har inte bara sparat tid och minskat administrativa fel, utan vi har också fått mycket bättre kontroll över våra projekt. Jag kan  säga att Pyramid är en stor del av varför vi kan leverera så pass hög kvalitet i våra projekt."

För Lisa och hennes kollegor på firman har Pyramid Business Studio blivit det självklara verktyget för att navigera och styra alla delar av företagets projekt, från det lilla administrativa till de stora affärsmässiga besluten.

Läs mer om projektledning för tjänsteföretag här

Artikeln är ett fiktivt berättande.